Privacybeleid Fysiozone
Versie 0.4
Deze pagina is voor het laatst aangepast op 22-04-2025.
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is de nieuwe wet per 25 mei 2018 ter bescherming van privacy en persoonsgegevens. Op grond van deze wet heeft iedere organisatie die met persoonsgegevens werkt bepaalde plichten en heeft degene van wie de gegeven zijn bepaalde rechter.
Naast deze algemene wet gelden specifieke regels voor de privacy in de gezondheidszorg en dus voor onze dienstverlening op het gebied van fysiotherapie. Deze regels staan onder andere vermeld in de Wet Geneeskundige BehandelingsOvereenkomst (WGBO). Wij hechten veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Deze privacyverklaring is bedoeld om u te informeren over uw rechten en onze plichten die gelden op grond van de AVG en de WGBO.
Deze verklaring is van toepassing op alle bedrijfsonderdelen van Fysiozone. Hieronder vallen:
- Fysiozone
- Fertiliteitszone
Hierna te noemen Fysiozone.
In onze organisatie kunnen diverse persoonsgegevens van u verwerkt worden. Dit is noodzakelijk om u (medisch) goed te kunnen behandelen en/of te begeleiden, van dienst te zijn en is nodig voor het financieel afhandelen van de behandeling. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Fysiozone houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de AVG.
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring.
- Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
- Vragen om uw toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
- Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is.
- Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
- Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Als Fysiozone zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van deze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.
Verwerking van persoonsgegevens van patiënten
Persoonsgegevens van patiënten worden door Fysiozone verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Het leveren van een behandeling fysiotherapie of reflexologie met bijbehorend op maat gemaakte behandelplan volgens de wettelijke voorwaarden.
- Het kunnen controleren en identificeren van de cliënt in de praktijk (legitimatieplicht).
- Voor overleg met, of verslag aan uw huisarts/verwijzer en/of overige zorgverleners buiten de praktijk (alleen na uw toestemming).
- Voor doelmatig beheer en beleid.
- U te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten, en producten/diensten/informatie die van toegevoegde waarden zijn voor uw behandeltraject, bijvoorbeeld middels een nieuwsbrief.
- U te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is, bijvoorbeeld een afspraak maken of verzetten.
- Onze praktijk verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor vermelding op de factuur om in aanmerking te komen voor vergoedingen door de zorgverzekeraar.
- Voor de financiële administratie
- Overige administratie benodigd bij het zorgtraject en de afhandeling daarvan.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- Gebruikmaking van onze fysiotherapeutische diensten. Wij hebben deze informatie nodig om uw Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) goed te vormen en bij te houden.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Fysiozone de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- Voorletters
- Voornaam
- Tussenvoegsel
- Achternaam
- Burger Service Nummer (BSN)
- Geslacht
- Adres
- (Zakelijk) Telefoonnummer
- (Zakelijk) E-mailadres
- Mobiel nummer
- Legitimatiegegevens
- Gegevens van belang voor de behandeling fysiotherapie
De gegevens worden opgeslagen op eigen beveiligde servers van Fysiozone of die van een derde hostingpartij.
Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor goede zorgverlening. Voor medische gegevens is deze bewaartermijn in principe 15 jaar (vanaf de laatste behandeling), tenzij langer bewaren noodzakelijk is, bijvoorbeeld voor de gezondheid van uzelf of van uw kinderen jonger dan 16 jaar. Dit is ter beoordeling van de behandelaar.
Behalve de fysiotherapeut die u behandelt, zijn er ook andere (interne) personen die toegang hebben tot uw persoonsgegevens, welke in de elektronische registratie zijn opgenomen. Dit zijn voornamelijk andere fysiotherapeuten in de praktijk, maar mogelijk ook waarnemers, stagiaires en administratieve krachten. Al deze personen hebben een geheimhoudingsplicht en hebben alleen toegang indien het tot hun werkzaamheden behoort.
Verwerking van bijzondere persoonsgegevens.
Wij verwerken de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van u, indien u deze aan ons verstrekt ter uitvoering van de dienstverlening:
- Gegevens over gezondheid. Alleen gegevens die van belang zijn voor de behandeling worden in het medisch dossier opgeslagen
Overdracht van uw dossier:
Als u overstapt naar een andere fysiotherapiepraktijk, is het belangrijk dat uw nieuwe fysiotherapeut op de hoogte is van uw (medische) geschiedenis. Uw (medische) geschiedenis staat in uw patiëntendossier. Het is gebruikelijk dat uw huidige fysiotherapeut het dossier overdraagt aan uw nieuwe fysiotherapeut. De huidige fysiotherapeut doet dit zo spoedig mogelijk, in ieder geval binnen een maand, nadat u hem/haar heeft gevraagd het dossier over te dragen aan uw nieuwe fysiotherapeut. Uw medisch dossier wordt dan door uw fysiotherapeut persoonlijk of per aangetekende post overgedragen. U kunt het originele dossier niet meekrijgen. Wel heeft u altijd recht op inzage in uw dossier en op een kopie van uw dossier. Het dossier kan (indien mogelijk) ook via e-mail aan de nieuwe fysiotherapeut worden overgedragen. Beide therapeuten moeten er dan wel voor zorgen dat hun computer en internetverbindingen voldoende beveiligd zijn (bijvoorbeeld via Zorgmail). Een verzoek voor overdracht dient altijd schriftelijk te gebeuren. Meer informatie hierover treft u aan onder ‘Rechten omtrent uw gegevens’.
Verwerking van persoonsgegevens van nieuwsbrief abonnees, prospects en overige geïnteresseerden.
Persoonsgegevens van nieuwsbrief abonnees worden door Fysiozone verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling:
- Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte contacten.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- Het aanmelden voor de nieuwsbrief.
- Mondelinge toestemming en/of digitale aanvraag voor informatie.
Voor de bovenstaande doelstelling kan Fysiozone de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- Voornaam
- Tussenvoegsel
- Achternaam
- E-mailadres
Uw persoonsgegevens worden door Fysiozone opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Gedurende de periode dat men aangemeld is.
Verwerking van persoonsgegevens contactformulier website
Persoonsgegevens die via het contactformulier door u zijn ingevuld, worden door Fysiozone verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Om op uw verzoek telefonisch en/of schriftelijk contact op te nemen.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- Invullen van het contactformulier.
Voor de bovenstaande doelstelling kan Fysiozone de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- Voornaam
- Tussenvoegsel
- Achternaam
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- IP-adres
Uw persoonsgegevens worden door Fysiozone opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Gedurende de periode van een jaar
In kaart brengen van websitebezoek
Op de website van Fysiozone worden algemene bezoekgegevens bijgehouden, waaronder het IP-adres van uw computer, het tijdstip van opvraging en gegevens die uw browser meestuurt. Deze gegevens worden gebruikt voor analyses van bezoek- en klikgedrag op de website. Fysiozone gebruikt deze informatie om de werking van de website te verbeteren. Deze gegevens worden zo veel mogelijk geanonimiseerd en worden niet aan derden verstrekt.
Google Analytics
Fysiozone maakt gebruik van Google Analytics om bij te houden hoe gebruikers de website gebruiken n en hoe effectief de Adwords-advertenties van Fysiozone bij Google zoekresultaatpagina’s zijn. De aldus verkregen informatie wordt, met inbegrip van het adres van uw computer (IP-adres), overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Lees het privacybeleid van Google voor meer informatie via deze link: https://support.google.com/analytics/answer/6004245?hl=nl.
Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe onze website gebruikt wordt, om rapporten over de website aan Fysiozone te kunnen verstrekken en om haar adverteerders informatie over de effectiviteit van hun campagnes te kunnen bieden. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Fysiozone heeft hier geen invloed op. Fysiozne heeft Google geen toestemming gegeven om via Fysiozone verkregen Analyticsinformatie te gebruiken voor andere Google-diensten.
Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
Wij gebruiken alleen technische, functionele cookies en analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Onze cookies kunnen niet worden gebruikt om personen te identificeren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen. Door gebruik te maken van onze website gaat u akkoord met het gebruik van cookies.
Zie ook www.fysiozone.nl/cookiewetgeving
Rechten omtrent uw gegevens
U heeft de volgende rechten:
- Het recht om te weten of en welke persoonsgegevens van u verwerkt worden.
- Het recht op inzage en afschrift van die gegevens (voor zover de privacy van een ander daardoor niet wordt geschaad).
- Het recht op correctie, aanvulling of verwijdering van gegevens indien dat nodig mocht zijn.
- Het recht om (gedeeltelijke) vernietiging van uw medische gegevens te vragen. Hieraan kan alleen tegemoet worden gekomen als het bewaren van de gegevens voor een ander niet van aanmerkelijk belang is en de gegevens op grond van een wettelijke regeling niet bewaard moeten blijven.
- Het recht op het toevoegen van een eigen verklaring (van medische aard) aan uw dossier.
- Het recht om u in bepaalde gevallen tegen de verwerking van uw gegevens te verzetten. Als u gebruik wil maken van uw rechten of inzage wil in ons verwerkingsregister, dan kunt u dit schriftelijk kenbaar maken via info@fysiozone.nl of via Fysiozone, Bredaseweg 8, 4844 CL Terheijden.
Uw belangen kunnen ook behartigd worden door een vertegenwoordiger (zoals een schriftelijk gemachtigde, uw curator of uw mentor). Om er zeker van te zijn dat het verzoek door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. Hierbij vragen we u om in deze kopie uw pasfoto en Burgerservicenummer (BSN) zwart te maken. Dit ter bescherming van uw privacy.
Verstrekking aan derden
De fysiotherapeuten/medewerkers van Fysiozone hebben de verplichting vertrouwelijk met uw persoonsgegevens om te gaan. De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
– Het verzorgen van de digitale dossiervoering (EPD) (via James Software);
– Het verzorgen van de (financiële) administratie;
– Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen;
– Het verzorgen van de uitvraag van patiënttevredenheidsonderzoeken;
– Het verwerken van declaraties of banktransacties;
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkingsovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.
Als advocatenkantoren of letselschadebedrijven informatie opvragen, verstrekken wij de gevraagde informatie alleen wanneer u hiervoor schriftelijk akkoord hebt gegeven.
Ook (naaste familie) ontvangt geen informatie zonder nadrukkelijke toestemming van de cliënt. En ook na overlijden worden de gegevens niet gedeeld.
Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Ditzelfde geldt in het kader van het bron- en contactonderzoek van de GGD, vanwege bijvoorbeeld de Covid-19-pandemie.
Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.
Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen jonger dan 16 jaar indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
Bewaartermijn
Fysiozone bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:
- Alle personen die namens Fysiozone van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
- We hanteren een gebruikersnaam- en wachtwoordbeleid met een 2-laagsverificatie op al onze systemen.
- We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is.
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
- We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Wij zullen er alles aan doen om uw klacht spoedig in behandeling te nemen en te kijken naar de mogelijkheden. U heeft altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Wijzigingen
Wij behouden ons het recht voor om de inhoud van deze privacyverklaring te allen tijde te wijzigen.
Geautomatiseerde besluitvorming
Fysiozone neemt geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Fysiozone) tussen zit. Fysiozone gebruikt de volgende computerprogramma’s of -systemen:
– James Software, voor het veilig opslaan(met wachtwoord en authenticatie) van dossiers, zodat wij aan onze wettelijke bewaarplicht van het dossier kunnen voldoen.
– Outlook, voor e-mail contacten met patiënten over dat waar zij ons voor nodig hebben op dat moment. E-mails worden verwijderd indien ze niet meer bewaard hoeven worden voor latere doeleinden.
– WhatsApp, wordt gebruikt voor het aanvragen van informatie of het maken van een afspraak. Berichten worden verwijderd wanneer zij niet meer bewaard hoeven worden voor latere doeleinden.
– Mailerlite, wordt gebruikt voor toesturen van gevraagde informatie en eventuele marketingdoeleinden (mits daarvoor toestemming is verleent door client)
Aanpassen/uitschrijven dienst nieuwsbrief
Onderaan iedere mailing vind je de mogelijkheid om jouw gegevens aan te passen of om je af te melden.
Aanpassen/uitschrijven communicatie
Als je jouw gegevens aan wilt passen of jezelf uit onze bestanden wilt laten halen, kun je contact met ons opnemen. Zie onderstaande contactgegevens.
Vragen
Als u naar aanleiding van onze privacyverklaring nog vragen of opmerkingen heeft, neem dan contact met ons op via info@fysiozone.nl of via 06 – 24 16 16 93.
Contactgegevens
Fysiozone
Bredaseweg 8
4844 CL Terheijden
06 – 24 16 16 93
info@fysiozone.nl.